Odborné informace C. H. Beck
kvalitní - kompetentní - kompletní

10 tipů pro používání registru smluv

15.11.2016  |  Odborný článek

Mgr. Martin Fadrný, spoluautor komentáře k zákonu o registru smluv, působí jako právník konsorcia Frank Bold. Zde vede tým právníků v programu zaměřeném na průhledné nakládání s veřejnými prostředky a good governance veřejných institucí a státních a obecních společností. Podílel se na přípravě analýz a stanovisek k jednotlivým zněním návrhu zákona o registru smluv v průběhu jeho projednávání Poslaneckou sněmovnou. V úterý 6. prosince pro naše nakladatelství pořádá seminář na téma ZÁKON O REGISTRU SMLUV V PRAXI. Martin Fadrný je autorem odborného článku 10 tipů pro používání registru smluv, který Vám Nakladatelství C. H. Beck nyní přináší.

<< 1 minuta čtení >>

Registr smluv je v provozu již pátým měsícem a obsahuje tisíce smluv, které dohromady představují přes 600 mld. korun. Většina úřadů se s jeho zavedením vypořádala bez potíží. Kdybyste se mě zeptali, co má úřad udělat, když chce s registrem mít co nejméně práce a zároveň postupovat v souladu se zákonem, dal bych vám následujících deset tipů:


1. Zveřejňovat vždy podle stejného postupu

Vyplatí se sepsat vnitřní metodiku uveřejňování smluv, a tu vždy dodržovat. Ušetří to mnoho času a omezí riziko chyb. Metodika by kromě postupu měla určovat, kdo je za správné publikování odpovědný.

2. Mít všechny smlouvy písemně

Všechny smlouvy, na něž se vztahuje povinnost zveřejnění v registru, musejí být písemné. Vyplatí se proto zkontrolovat, zda kritérium písemnosti splňují skutečně všechny způsoby, jakými běžně objednáváte zboží nebo služby, zejména upozorňuji na objednávky e-mailem (které se za určitých podmínek dají uznat) a specifické situace, jako jsou například dodávky do konsignačních skladů či rámcové smlouvy.

3. Komunikovat s druhou smluvní stranou

Tak si vyjasníte, kdo smlouvu zveřejní (nemusí to být povinný subjekt), a také, zda smlouva neobsahuje obchodní tajemství druhé smluvní strany. V takovém případě by její příslušná část nemohla být zveřejněna. Vymezení toho, co je a co není obchodním tajemstvím, je možné zahrnout přímo do smlouvy například formou smluvní doložky.

4. Nezveřejňovat citlivé informace

Citlivé informace jsou ty, které se nedají zveřejnit podle zákona o svobodném přístupu k informacím.

5. Zveřejňovat smlouvy ve strojově čitelném formátu

Zveřejněný text smlouvy musí být ve strojově čitelném formátu, tedy například ve formátech .doc, .txt, .rtf, nebo .odt. Formát .pdf se dá použít pouze tehdy, má-li daný soubor textovou vrstvu, což pouhé naskenování smlouvy neumožňuje.

6. Nezapomeňte na smlouvy na dobu neurčitou

Typicky se jedná o nájemní smlouvy. Políčko ceny (hodnoty předmětu smlouvy) je možné nechat nevyplněné, vhodnější však je uvést výši nájmu za 5 let nebo měsíční výši nájmu.

7. Zveřejnit metadata

Metadata jsou informace o smlouvě, konkrétně identifikace smluvních stran, předmět smlouvy, datum jejího uzavření a cena či hodnota předmětu smlouvy. Na webové stránce registru smluv je potřeba je vyplnit do kolonek, aby každý uživatel mohl ve smlouvách vyhledávat podle těchto kritérií.

8. Vytvořit si vzory běžně používaných smluv

Protože právě tak si ušetříte čas.

9. Dát pozor na dodatky ke smlouvám

Dodatky se zveřejňují spolu s textem samotné smlouvy. Obzvláště si dejte pozor na dodatky ke smlouvám, které jste uzavřeli před 1. červencem 2016, neboť i tyto smlouvy je nutné v registru uvést, pokud zveřejňujeme nově uzavřený dodatek. (Pro úplnost: ne všechny dodatky je nutné zveřejňovat, podrobnější vysvětlení by si žádalo samostatný text, avšak platí, že zveřejněním všech smluvních dodatků neuděláte chybu.)

10. Využívejte registr ve svůj prospěch

Když sestavujete složitou smlouvu, podívejte se, jak si s ní poradil někdo jiný. Když chystáte výběrové řízení, udělejte si představu o cenách. Registr smluv vám může ušetřit práci i peníze, od toho tu také je.

C. H. Beck